In unserer neuen Newsserie „Tipps für Praktiker“ stellen wir Ihnen die vielfältigen Funktionen von FirmenOnline vor und geben Ihnen dabei hilfreiche Tipps. 

Der erste Schritt zur Nutzung des FirmenOnline Arbeitgeber-Portals ist die Einrichtung eines Zugangs über den digitalen Freischaltungsantrag. Aber auch wenn Sie bereits einen Zugang haben und weitere Personen für FirmenOnline freischalten oder Berechtigungen bestehender FirmenOnline-Nutzer verändern möchten, ist ein Freischaltungsantrag erforderlich. 
Erfahren Sie in diesem Artikel was genau Sie beim Freischaltungsprozess beachten sollten.

Die Freischaltung zum FirmenOnline Arbeitgeber-Portal lässt sich ganz einfach - entweder durch den Kunden selbst oder den Vermittler - vornehmen. Sobald Sie einen bAV-Gruppenvertrag abschließen, können Sie parallel dazu die Freischaltung kostenfrei in nur wenigen Schritten beantragen. 

Hier können Sie den Freischaltungsantrag online aufrufen und werden schrittweise durch den Prozess geführt.

Nachfolgend Tipps und Tricks zum Ausfüllen der einzelnen Rubriken: 

1. Firmendaten & Ansprechpartner

• Tipp: Das Service Center wendet sich bei Rückfragen zur Freischaltung ausschließlich an die hier angegebene Person. Geben Sie daher einen geeigneten Ansprechpartner an, der den Überblick über den Gruppenvertrag und die Freischaltung hat – idealerweise die Person, die den Antrag ausgefüllt hat. 

2. Gruppenverträge, die im Arbeitgeber-Portal verwaltet werden sollen

• Tipp: Sofern Ihnen die Gruppenvertragsnummer noch nicht bekannt ist, können Sie in diesem Schritt auch „neuer Vertrag“ auswählen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Sie den Gruppenvertrag und die Freischaltung gleichzeitig beantragen.

3. Personen, die Zugriff auf das Arbeitgeber-Portal haben sollen

• Tipp: In manchen Fällen soll ein weiterer bAV-Gruppenvertrag für bereits bestehende Nutzer freigeschaltet werden. Unter der Rubrik „Personen“ können Sie über das Anklicken einer Checkbox angeben, dass es für die genannte Person bereits einen Zugang zum Arbeitgeber-Portal gibt. Sofern Ihnen die Zugangskennung bekannt ist, können Sie diese als zusätzliche Information angeben.

4. Berechtigungen

• Tipp: Sie selbst können im Antragsprozess festlegen, mit welchen Berechtigungen die angegebenen Personen das Portal nutzen dürfen. Folgende Berechtigungen stehen zur Auswahl: Berechnen, Anmelden, Lesen, Ändern sowie Abrechnen. Weitere Informationen zu den Berechtigungen finden Sie hier. 

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, drucken Sie den Freischaltungsantrag am Ende des Prozesses aus und versehen diesen mit Firmenstempel und Unterschrift aller Versicherungsnehmer. 

• Tipp: Möchten Sie mehrere Gruppenverträge freischalten, die verschiedene Tochtergesellschaften betreffen, muss der Freischaltungsantrag mit Firmenstempeln aller Tochtergesellschaften versehen werden. Denn wir benötigen die Zustimmung jedes Versicherungsnehmers in Form von Stempel und Unterschrift.

Anschließend schicken Sie den vollständigen Antrag per E-Mail an kontakt@firmenonline.de. Das Service Center kümmert sich dann um die Prüfung und Bearbeitung. Sobald die Accounts der angegebenen Personen durch das Service Center freigeschaltet wurden, werden diese über eine E-Mail informiert. Parallel dazu erhalten alle Personen ihre Zugangskennung per Post, mit der sie sich in das Arbeitgeber-Portal einloggen können.

Und wie kann das FirmenOnline Arbeitnehmer-Portal freigeschaltet werden? Zur Freischaltung genügt es einfach Ihren Vermittler zu kontaktieren. Er kümmert sich um alles Weitere und richtet das Arbeitnehmer-Portal für Sie ein.

Weitere Informationen zur Freischaltung finden Sie hier.