Warnung: Sie verwenden einen veralteten Browser. Bitte wechseln Sie zu einem moderneren Browser wie Chrome, Firefox oder Microsoft Edge.

"Tipps für Praktiker": der FirmenAdmin

Ausgabe 2
In dieser zweiteiligen Ausgabe zur Newsserie „Tipps für Praktiker“ möchten wir Ihnen Anwendungstipps rund um das Thema „FirmenAdministrator“ (FirmenAdmin) geben. In diesem zweiten Teil erhalten Sie Informationen zum sogenannten „Administrationsbereich“ im Arbeitgeber-Portal von FirmenOnline.
Sie finden den Administrationsbereich in der Account-Verwaltung.  Er besteht aus den Bereichen „Nutzer & Verträge“ und „Letzte Änderungen“.
 

Im Bereich „Nutzer & Verträge“ können abhängig von der Art des Nutzers – das kann der FirmenAdmin, der Admin als Person aus dem Unternehmen oder der Admin als Vermittler sein - unterschiedliche Aktionen durchgeführt werden. Das heißt, nicht jeder Nutzer kann alles bearbeiten.

Im Bereich „Letzte Änderungen“ kann ein FirmenAdmin sehen, welche Aktionen die vorhandenen Admins durchführen.

FirmenAdmins und Admins als Person aus dem Unternehmen können alle Aktionen im Administrationsbereich durchführen. Insgesamt können somit drei Aktionen durchgeführt werden: „Nutzer verwalten“, „Nutzer hinzufügen“ und „Gruppenverträge verwalten“

Nachfolgend finden Sie hilfreiche Anwendungstipps und Hinweise, die Sie beim Arbeiten im Administrationsbereich unterstützen sollen. 

Über die Aktion „Nutzer verwalten“ können die Rechte eines bestehenden Nutzers an den Verträgen der betrieblichen Vorsorge direkt bearbeitet werden. Rechte sind Bestand lesen, Bestand ändern, Mitarbeiter anmelden, Berechnen und Inkasso.

1. Ein Nutzer kann über die Suchfunktion nicht gefunden werden. 

Tipp: In der Regel ist dieser Nutzer dann noch nicht für Firmenonline freigeschaltet. Sie können ihn wie in Tipp 4 „Freischaltung neuer Nutzer“ freischalten. In seltenen Fällen kann es sein, dass der Nutzer zwar schon freigeschaltet ist, aber noch für keinen gleichen Vertrag wie der FirmenAdmin oder Admin berechtigt ist. In diesem Falle beachten Sie bitte Tipp 5 zum „Hinzufügen eines bereits bestehenden Nutzers“.

2. Vermittler können nicht bearbeitet werden.

Tipp: Vertragsrechte von Vermittlern können im Administrationsbereich nicht verändert werden. Sofern einem Vermittler weitere Vertragsrechte vergeben werden sollen, muss dies über den Freischaltungsantrag für Vermittler erfolgen. Weitere Informationen zur Freischaltung finden Sie in unserem Artikel im letzten Newsletter. 

3. Änderung von Vertragsrechten durch einen Admin des Unternehmens.

Tipp: Ein FirmenAdmin hat immer alle Vertragsrechte für freigeschaltete Verträge der betrieblichen Vorsorge (Bestand lesen, Bestand ändern, Mitarbeiter anmelden, Berechnen, Inkasso). Er kann somit alle Vertragsrechte der weiteren Nutzer ändern. Ein Admin hingegen verfügt nicht immer über alle Rechte und kann somit nur diejenigen Vertragsrechte an die weiteren Nutzer vergeben bzw. verändern, die er auch selber erhalten hat. 

Darüber hinaus kann ein Admin keine Admin-Berechtigung an andere Nutzer vergeben. Das kann nur ein FirmenAdmin.

Über die Aktion „Nutzer hinzufügen“ können weitere Nutzer für die Verwaltung von Verträgen über FirmenOnline hinzugefügt werden

4. Freischaltung neuer Nutzer

Tipp: „Firmeneigene Mitarbeiter“ oder „Andere (z. B. externer Dienstleister)“, wie beispielsweise Steuerberater, können direkt im Portal angelegt werden. 

Vermittler müssen über einen gesonderten Freischaltungsantrag freigeschaltet werden. Das liegt daran, dass aus Sicherheitsgründen eine zusätzliche manuelle Prüfung erfolgen muss, ob die Verträge überhaupt in den Bestand des Vermittlers fallen. 

5. Hinzufügen eines bereits bestehenden Nutzers

Tipp: Um einen bestehenden Nutzer über die vorher beschriebene Aktion „Nutzer verwalten“ finden zu können, müssen der FirmenAdmin oder Admin und der bestehende Nutzer mindestens auf einen gleichen Gruppenvertrag Zugriff haben. Ist dies nicht der Fall, können dem Nutzer über die Aktion „Nutzer hinzufügen“ Rechte für einen oder mehrere Verträge zugewiesen werden. Hierbei muss die Frage „Hat die Person bereits einen Zugang zu FirmenOnline?“ mit „Ja“ beantwortet werden.

Über die Aktion „Gruppenverträge verwalten“ können Berechtigungen der Nutzer an einem bestehenden Gruppenvertrag direkt bearbeitet werden. 

6. Ein Gruppenvertrag kann über die Suchfunktion nicht gefunden werden. 

Tipp: Der Grund dafür ist, dass dieser Vertrag noch nicht für den FirmenAdmin oder Admin freigeschaltet wurde. Um den Gruppenvertrag grundsätzlich über FirmenOnline verwalten zu können, muss dieser über einen Freischaltungsantrag für den FirmenAdmin freigeschaltet werden. Im Nachgang kann der FirmenAdmin dem Admin diesen Vertrag direkt im Portal zuweisen.

7. Ein Vermittler als Admin kann die Vertragsrechte anderer Nutzer nicht verändern.

Tipp: Ein Vermittler als Admin kann aus rechtlichen Gründen die Vertragsrechte bestehender Nutzer nicht verändern, unabhängig davon, ob es sich bei den Nutzern um Vermittler oder Personen aus der Firma handelt. Veränderungen von Vertragsrechten bei Vermittlern erfolgen immer über den gesonderten Freischaltungsantrag für Vermittler. Sollen die Vertragsrechte von Personen aus der Firma geändert werden, kann dies nur der FirmenAdmin oder ein Admin aus der Firma. 

 

Hier geht’s direkt zur Freischaltung Ihres FirmenAdmins oder Ihrer Vermittler. 

Weitere Informationen zur Freischaltung erhalten Sie hier