Postfach und digitale Dokumente in FirmenOnline

Es handelt sich um ein digitales Postfach in FirmenOnline, in welchem persönliche als auch vertragsbezogene Nachrichten bereitgestellt werden. 

Persönliche Nachrichten:  
Hier werden bspw. wichtige Hinweise und allgemeine Neuigkeiten für die Arbeit in und mit FirmenOnline sowie nutzerspezifische Informationen eingestellt.

Vertragsbezogene Nachrichten:  
In diesem Bereich werden Informationen zu den für den jeweiligen Nutzer freigeschalteten Gruppenverträgen eingestellt.  Dies sind bspw. allgemeine Informationen zum Gruppenvertrag wie z.B. Zustimmungsaktionen oder auch die Benachrichtigungen über neue digitale Dokumente (z.B. Standmitteilungen für bAV-Verträge, Beitragsrechnungen und Sammelpolicen für bKV-Verträge usw.).

Das FirmenOnline Postfach ist der Einstiegspunkt für Benachrichtigungen, die digitalen Dokumente selbst stehen jedoch zentral am jeweiligen Gruppenvertrag zum Aufruf zur Verfügung. 

In FirmenOnline finden Sie folgende Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV): 

• Gewinnberichte/Standmitteilungen. Alle wichtigen Informationen zu Standmitteilungs-Spezifika finden Sie im nachfolgenden Kapitel
• Versicherungstechnische Bestandsänderungen (dazu gehören bspw. Anpassungsschreiben, Dynamikanpassungen etc.)  

Weiter finden Sie Dokumente zur betrieblichen Krankenversicherung (bKV) (bspw. Sammelpolicen und Beitragsrechnungen) sowie zur Kfz-Flottenversicherungen (Sammelpolicen, Einzelpolicen, Folgerechnungen und Zahlungsinformationen, Informationen zur Beitragsanpassung und sonstigen Schriftwechsel). 

Bitte beachten Sie: 

bAV- und Zeitwertkonten-Gruppenverträge, die erst nach dem Standmitteilungslauf des aktuellen Jahres für FirmenOnline freigeschaltet werden, erhalten frühestens für das Folgejahr die Standmitteilungen in FirmenOnline eingestellt!

Rechtliche Aspekte:

FirmenOnline bietet eine rechtssichere und digitale Zustellung der Dokumente. Voraussetzung hierfür ist, dass die entsprechenden Dokumente vollständig heruntergeladen werden und der Download bestätigt wurde. 

Speziell für die bAV-Standmitteilungen gilt, dass diese nicht nur vollständig heruntergeladen werden müssen, sondern auch an die Arbeitnehmer zu verteilen sind. Diese Verteilung muss gegenüber dem Versicherer bestätigt werden.  

Haben Arbeitgeber Anspruch auf Dokumente in Papierform? 

Nein, es besteht nur ein Anspruch auf Dokumente in Textform, d.h. auch digitale Formate, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind zulässig.  

Haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Anspruch auf Dokumente in Papierform?

Der Arbeitnehmer kann auf ausdrücklichen Wunsch die eigene Standmitteilung in Papierform vom Versicherer einfordern. Dies gilt auch dann, wenn ihm sein Arbeitgeber diese bereits elektronisch zur Verfügung gestellt hat.

Welche Standmitteilungen werden digital über FirmenOnline zur Verfügung gestellt?

Unter folgenden Voraussetzungen sind für in FirmenOnline verwaltete bAV- und Zeitwertkonten-Gruppenverträge die Standmitteilungen digital verfügbar:

• Sie oder der von Ihnen berechtigte Vermittler (sofern vorhanden) nutzen FirmenOnline.
• Sie haben mindestens einen in FirmenOnline verwalteten bAV- oder Zeitwertkonten-Gruppenvertrag von Allianz Leben, MetallRente, KlinikRente, dem Versorgungswerk der Presse oder dem Chemie Verbandsrahmenvertrag. 
• Sie haben der Einrichtung des Standmitteilungsversands über FirmenOnline zugestimmt.
• Enthält Ihr bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen, für die Sie bisher die Standmitteilungen ebenfalls in Papierform erhalten, so werden Ihnen auch diese digital in FirmenOnline eingestellt.   

Gut zu wissen: bAV- und Zeitwertkonten-Gruppenverträge, die erst jetzt für FirmenOnline freigeschaltet werden, können frühestens für die digitalen Standmitteilungen des nächsten Standmitteilungslaufes berücksichtigt werden!

Wie erfolgen die Information und Einstellung der digitalen Standmitteilungen in FirmenOnline  

1. Sie werden per E-Mail informiert, dass digitale Standmitteilungen in FirmenOnline eingestellt wurden und nun abrufbar sind. 

2. Die Standmitteilungen können dann heruntergeladen und gespeichert werden.

3. Wenn Sie die Standmitteilung den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern per E-Mail weiterleiten möchten, können Sie dies mit einer sogenannten „Verteilhilfe“ tun, die optional mit dem Download zur Verfügung gestellt wird. Informationen dazu finden Sie im folgenden Kapitel „Anleitung für die „Verteilhilfe“ zur Weiterleitung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer“.

4. Nach Verteilung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmer kann die verpflichtende Bestätigung, dass Sie die Verteilung an die Arbeitnehmer vorgenommen haben, digital mit einem Klick abgegeben werden.  

Schon bevor die Standmitteilungen in FirmenOnline eingestellt sind, haben Sie die Möglichkeit, direkt im FirmenOnline Arbeitgeber-Portal einen individuellen Aufbau des Dateinamens der einzelnen Standmitteilungen vorzugeben. Sind die Standmitteilungen aber bereits erzeugt und Sie möchten die Dateinamen dennoch anpassen, ist auch das ganz einfach möglich: Die Standmitteilungen werden dann mit dem geänderten Aufbau des Dateinamens neu erzeugt. Je nach Anzahl der Standmitteilungen kann dies auch länger dauern.

Für die unkomplizierte digitale Verteilung der Standmittlungen per E-Mail unterstützen wir Sie mit einer Verteilhilfe für Microsoft Outlook. 

Der Ablauf ist ganz einfach:

1. Download der Verteilhilfe aus dem FirmenOnline Arbeitgeber-Portal.
2. Befüllung der Vorlage mit Empfängerinformationen (Personalnummer, Name und E-Mailadresse der Arbeitnehmenden).
3. Zuordnung der E-Mailadressen zu den entsprechenden Standmitteilungsdokumenten per Mausklick.
4. Änderung des Mustertextes der E-Mail an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (sofern gewünscht)
5. Verschlüsselter Versand der Standmitteilungen per Outlook-Serienmail mit einem Klick.

Die Arbeitnehmer erhalten so ihre Standmitteilungen per E-Mail. 

Eine detaillierte Beschreibung finden Sie in dieser Anleitung für die Verteilhilfe sowie weiter unten in unserem Erklärvideo.

Bitte beachten Sie bzgl. der Verteilhilfe folgende wichtige Hinweise:

1. Ihr Netzwerk bzw. Ihre Firewall muss den Download sowie die Ausführung von Makros erlauben.
2. Es wird nur Microsoft Outlook für den Versand der E-Mails unterstützt.
3. Bei Versand an private E-Mailadressen der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird i.d.R. keine Verschlüsselung unterstützt.
4. Für die Verteilhilfe können wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider keinen Support anbieten.

• Papierloses, einfacheres und schnelleres Handling
• Unterstützung schlanker, digitaler Prozesse
• Voll in das Arbeitgeber-Portal integriert
• Unterstützung bei der Weiterleitung der Standmitteilungen an die Arbeitnehmenden per Microsoft Outlook durch eine separate Verteilhilfe
• Einfache digitale Bestätigung, dass die Standmitteilungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verteilt wurden
• Durch die Möglichkeit zur individuellen Benennung der PDF-Dateien einfacher Upload der Standmitteilungs-PDFs in HR-Systeme
• Datenschutzkonform und rechtssicher
• Höchste Datensicherheit

a) Sind auch digitale Standmitteilungen zu Privatverträgen im bAV-Gruppenvertrag enthalten? 
 
Sofern in Ihrem bAV-Gruppenvertrag auch ergänzende Privatversicherungen geführt werden, für die Sie auch bisher die Standmitteilungen in Papierform erhalten, so werden Ihnen diese auch digital in FirmenOnline eingestellt.

b) Die Verteilhilfe funktioniert bei mir im Unternehmen nicht. Was kann ich tun?

Bei der Verteilhilfe handelt es sich um einen optionalen Zusatzservice außerhalb des FirmenOnline-Portals, für den wir aus datenschutzrechtlichen Gründen leider keinen Support anbieten können.

Bitte beachten Sie in Zusammenhang mit dieser Frage auch folgende wichtige Hinweise: 

    1. Ihr Netzwerk bzw. Ihre Firewall muss den Download sowie die Ausführung von Makros erlauben.

    2. Es wird nur Microsoft Outlook für den Versand der E-Mails unterstützt.

    3. Bei Versand an private E-Mailadressen der Arbeitnehmer wird i.d.R. keine Verschlüsselung unterstützt.

    4. Eine Ausführung ist nur auf einem lokalen Laufwerk und nicht auf OneDrive möglich. 

c) Was ist, wenn bisher ein Direktversand der Standmitteilungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eingerichtet ist?

Bei bAV-Gruppenverträgen, zu denen die Arbeitnehmer ihre Standmitteilungen direkt erhalten, bleibt alles unverändert. Diese Standmitteilungen werden vorläufig nicht automatisch in FirmenOnline eingestellt. Sollten Sie dennoch Interesse an der digitalen Dokumentenzustellung über FirmenOnline haben, wenden Sie sich gerne an kontakt@firmenonline.de.

d) Erhalten neu für FirmenOnline freigeschaltete bAV- bzw. Zeitwertkonten-Gruppenverträge ebenfalls schon die Standmitteilungen des aktuellen Jahres in FirmenOnline eingestellt?

Sofern die Freischaltung nach dem Standmitteilungslauf erfolgt, ist dies nicht der Fall und Sie erhalten frühestens im Folgejahr die Standmitteilungen in FirmenOnline eingestellt. 

e) Warum kann ich die Verteilung der Standmitteilungen nicht über FirmenOnline bestätigen?

Um die Verteilung der Standmitteilungen bestätigen zu können, benötigen Sie aus rechtlichen Gründen eine Berechtigung zur Durchführung von Änderungen. Bitte wenden Sie sich hierfür an den für Sie zuständigen (Firmen-)Administrator.

f) Wir haben kürzlich die Zustimmung zur Zustellung der Standmitteilungen über FirmenOnline gegeben. Trotzdem haben wir die Unterlagen auf Papier erhalten. Warum?

Wenn die Übermittlung der Zustimmung in unser System erst dann erfolgt ist, als der Prozess zu Erstellung und Versand der Standmitteilungen bereits angelaufen war, kann es dazu kommen, dass Sie die Unterlagen ein letztes Mal auf Papier erhalten. Ab dem Folgejahr erfolgt die Zusendung dann auf jeden Fall über FirmenOnline.