In einer neuen Folge des Allianz Maklerpodcast dreht sich alles rund um das neue FirmenOnline-Feature „Verwaltung von Verträgen weiterer Versicherer“.

Wissen Sie zum Beispiel, was den Vertragsimport von den FirmenOnline Services unterscheidet? Oder wie es mit dem Datenschutz aussieht und was der Service kostet bzw. nicht kostet? Diese und weitere Fragen werden in einem Interview mit Alexander Bürgle geklärt. Er ist FirmenOnline-Experte und kennt sich besonders gut mit dem neuen Feature aus.

Hören Sie sich hier das Interview in voller Länge an!

Keine Zeit zum Reinhören? Kein Problem! Wir haben die Highlights des Gesprächs nachfolgend für Sie zusammengefasst.

Für diejenigen die FirmenOnline noch nicht kennen, was kann ich mir darunter vorstellen?

Alexander Bürgle: FirmenOnline ist DIE digitale Komplettlösung für das bAV-Management.

Gestartet ist FirmenOnline vor über 20 Jahren mit einem digitalen Service-Angebot für die bAV-Gruppenverträge unserer Firmenkunden. Seitdem wurde FirmenOnline kontinuierlich zu einer digitalen Plattform zur Verwaltung der betrieblichen Vorsorge für Firmenkunden weiterentwickelt. Ende letzten Jahres nun sogar mit der Möglichkeit zur Verwaltung von Verträgen weiterer Versicherer, da Firmenkunden der Allianz oft nicht nur bAV-Verträge der Allianz, sondern auch von weiteren Versicherern haben.

FirmenOnline ist ein umfassendes bAV-Management und stellt zwei Portale bereit: Das Arbeitgeber-Portal und das Arbeitnehmer-Ansprache-Portal:

• Das Arbeitnehmer-Ansprache-Portal ist individuell konfigurierbar und auch der direkte Draht zum Vermittler für Fragen oder Terminvereinbarungen ist integriert. Im Arbeitnehmer-Ansprache-Portal wird das bAV-Angebot einfach und klar strukturiert und präsentiert. So können sich Mitarbeiter über das Angebot ihres Arbeitgebers zur betrieblichen Altersvorsorge bestens informieren. Mit dem integrierten bAV-Schnellrechner bekommt man schnell eine Berechnung zu den individuell wählbaren Vorsorgekonzepten.
• Im Arbeitgeber-Portal lassen sich mit der FirmenOnline-Komplettlösung einfach alle bAV-Verwaltungsprozesse von der Tarifierung bis zur Bestandsverwaltung online abwickeln und dadurch deutlich beschleunigen und vereinfachen.
  
  Das Arbeitgeber-Portal bietet ein optimiertes bAV-Management und entlastet alle Beteiligten: die Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und unsere Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner– das setzt neue Kapazitäten frei!
  
  Was nun absolut neu ist: Sowohl Allianz- als auch Verträge weiterer Versicherer (VwV) können nun über unser neues Feature „FirmenOnline Services“ verwaltet werden. VwV ist seit Ende letzten Jahres möglich – übrigens wurde hier die kostenlose Phase bis Ende 2021 verlängert.

„Verwaltung für Verträge weiterer Versicherer“ – das hört sich ja ganz schön sperrig an.

Ja stimmt, das gebe ich zu. Oft wird ja von „Fremdvertragsverwaltung“ gesprochen. Das fanden wir aber nicht ganz passend, da es weder für den Geschäftspartner noch für den Arbeitgeber „fremde“ Verträge sind. Sie haben ja schließlich als Vertragspartner dort einen Vertrag abgeschlossen. Deshalb „VwV“.

Wie kann denn die Verwaltung für Verträge weiterer Versicherer gebucht und freigeschaltet werden?

Zunächst einmal ist wichtig zu wissen, dass wir zwei Module haben: Den Vertragsimport und die FirmenOnline Services.

Den Vertragsimport kann man ganz einfach wie gewohnt mit einem eigenen Freischaltantrag beauftragen. Sobald die Freischaltung erfolgt ist, können per Excel-Upload die Verträge weiterer Versicherer mit den vorliegenden Informationen eigenständig und kostenfrei in die FirmenOnline Bestandsübersicht importiert werden. 

Das ist eine ganz einfache Funktion, mit der ich die Verträge der weiteren Versicherer zur Ansicht bringen, aber noch keine Veränderungen vornehmen kann. Wie das genau funktioniert, kann man sich übrigens auch in unseren Erklärvideos auf www.firmenonline.de oder im Maklerportal ansehen.

Und das zweite Modul, die FirmenOnline Services?

Nach dem Vertragsimport finden Sie dann die Aktion „FirmenOnline Services verwalten“ in der Bestandsübersicht von FirmenOnline.

Das zweite Modul zur Verwaltung von Verträgen weiterer Versicherer ist mit einem Kooperationspartner entwickelt worden, der Caldera Service GmbH.

Die Buchung dieses Moduls erfolgt über einen in FirmenOnline integrierten Prozess, in welchem alle relevanten Buchungsdaten erfasst und die erforderlichen Vereinbarungen zwischen dem Arbeitgeber und dem Dienstleister vollständig digital getroffen werden. 

Also: Alles genauso einfach und voll digital wie heutzutage im Online-Shopping üblich.

Das heißt mit dem Vertragsimport kann ich die weiteren Versicherer im Portal anzeigen lassen aber nichts verändern? 

Ja korrekt.

Wenn ich Bestandsveränderungen auch für die weiteren Versicherer, die ich hochgeladen habe, durchführen möchte, macht es dann Sinn die FirmenOnline Services zu buchen?

Der Vertragsimport ist die notwendige Basis, damit auch eindeutig ist, um welche konkreten Verträge es geht. Wenn ich dann Änderungen durchführen möchte, buche ich einfach und schnell die FirmenOnline Services dazu. Dann wird es nämlich auch interessant: Wir haben hier mit dem Vertragsservice mit Unterstützung unseres Dienstleisters Caldera die Möglichkeit alle relevanten Vertragsänderungen rund um die bAV Verträge zu beauftragen. Die Abwicklung und Nachhaltung erfolgt dann professionell und zuverlässig über den Dienstleister. 

Außerdem werden die hochgeladenen Vertragsdaten nach Verfügbarkeit regelmäßig automatisch mit dem Datenservice aktualisiert, so dass man immer auf dem neuesten Stand ist. Den aktuellen Status von Bearbeitungen zeigen wir übrigens natürlich im Portal an.

Da stellt sich der ein oder andere mit Sicherheit die Frage, wie das mit dem Datenschutz aussieht?

Ja selbstverständlich, das war uns auch sehr wichtig und hatte höchste Priorität. Unsere Datenschützer sind da auch sehr strikt – wenn nicht zu sagen „streng“. 

Das heißt, wichtige Botschaft: Der Datenschutz ist gewährleistet. Als Systembetreiber schließen wir mit jedem Firmenkunden bzw. Nutzer einen Datenschutzvertrag in dem u. a. festgelegt wird, welche Daten technisch verarbeitet werden. Die Allianz und ihre Mitarbeiter sehen die Daten natürlich nicht. Welche Personen konkret was dürfen, wird durch ein Rollen-/Rechte-Konzept sichergestellt, welches bei FirmenOnline-Freischaltung des Nutzers eingerichtet wird.

Nochmal kurz zurück zur kostenlosen Phase, was kostet es denn normalerweise?

Für Allianz Verträge bleibt FirmenOnline natürlich kostenfrei.

Nur für Verträge weiterer Versicherer fallen pro Vertrag und Monat grundsätzlich 2,50 € netto für die FirmenOnline Services an. Also konkret sind das der eben erwähnte Vertragsservice (wie z. B. Adress- oder Namensänderungen, Beitragsänderungen, Mitarbeiterabmeldungen etc.) und der Datenservice. 

Der Vertragsimport mit dem Excel Upload ist weiterhin kostenfrei.

Kann die kostenfreie Phase jeder nutzen?

Die Services bleiben bis Ende 2021 für jeden Nutzer kostenfrei, wir wollen dafür aber eine kleine „Gegenleistung“. Die Services sind kostenfrei, wenn der Nutzer uns monatlich Feedback zu den Funktionen gibt.

Unser Dienstleister, die Caldera Service GmbH, vereinbart mit dem Nutzer dazu entsprechend die Rückmeldung zu Verbesserungspotentialen via Online-Feedback. Das funktioniert natürlich auch ganz einfach mit wenigen Klicks online und dauert auch nicht länger als zwei Minuten.

Also es lohnt sich jetzt zu buchen und die Gelegenheit zu nutzen, die neuen Funktionen kostenfrei einfach einmal auszuprobieren.

Also quasi eine win-win-Situation ;-)

Absolut ja! Ich würde sogar sagen eine win-win-win Situation. Für den Makler, den Firmenkunden und uns.

Ist denn geplant, die Plattform weiter auszubauen?

Ja natürlich! Wir wollen künftig eine Arbeitnehmerberatung integrieren, um bei Beratertagen zu unterstützen - sofern diese auch wieder möglich sind - bzw. dieses Feature natürlich auch digital anbieten. Dafür werden auch bestehende Rechner und Tools der Allianz Beratungsunterstützung integriert.