In diesem zweiten Teil der Newsserie „Tipps für Praktiker“ zur Bestandsverwaltung in FirmenOnline geben wir Ihnen hilfreiche Anwendungstipps zur Nutzung der Bestandsservices.

Sofern Sie entsprechend freigeschaltet und berechtigt sind, können Sie über FirmenOnline sowohl zu den Einzelverträgen des Gruppenvertrags, als auch zum Gruppenvertrag selbst Aufträge an uns übermitteln. 

Tipp 1: Aufträge zu Ihren Verträgen  

Nachdem Sie die Vertragsübersicht unter dem Menüpunkt „Bestand“ aufgerufen haben, können Sie von dort aus für den jeweiligen Einzelvertrag direkt das Optionsmenü aufrufen.  

Alternativ können Sie sich zunächst den Einzelvertrag in der Einzelvertragsdetailsicht anzeigen lassen und dann über den Button „Optionen“ den gewünschten Bestandsservice öffnen. 

Die folgenden Bestandsservices stehen mit eigenständigen Eingabemasken zur Übermittlung Ihres Auftrags zur Verfügung: 

• Personendaten ändern  
• Personalnummer ändern 
• Mitarbeiter abmelden (Hinweis: beinhaltet sowohl die Meldung zum Ausscheiden als auch die Meldung zum Rentenübertritt und Todesfall) 
• Beitrag ändern  
• beitragsfrei stellen 
• Beitragszahlung wieder aufnehmen 
• einmalig zuzahlen 

und sofern ein entsprechender Tarif vorliegt:   

• Variabler Einmalbeitrag   

Wenn Sie diese eigenständigen Eingabemasken nutzen, werden die Aufträge innerhalb von drei Arbeitstagen bearbeitet, da die für den Auftrag erforderlichen Daten direkt in der Eingabeoberfläche abgefragt werden.   

Sollte für Ihren Auftrag keine der vorhandenen Eingabemasken passen oder wollen Sie Dokumente zu einer der oben genannten Bestandservices nachreichen, können Sie den Service „sonstiger Auftrag“ nutzen. Beim “sonstigen Auftrag” kann die Bearbeitungszeit auch länger als drei Arbeitstage dauern.  

Sie können außerdem auch Aufträge zu Gruppenverträgen an uns übermitteln. Wechseln Sie dazu einfach innerhalb der Vertragsübersicht auf die Ansicht für Gruppenverträge. Dort finden Sie zu jedem Gruppenvertrag ebenfalls ein Optionsmenü. Derzeit steht hier der Bestandsservice „sonstiger Auftrag“ zur Verfügung. Weitere Services folgen.

Nachdem Sie einen Auftrag an uns übermittelt haben, wird dieser in der Auftragshistorie dokumentiert und kann dort auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen werden. 

Tipp 2: Listenmeldung für Ihre Verträge  

Möchten Sie zu einer Auftragsart eine gesammelte Meldung für mehrere Verträge vornehmen, können Sie dies über die Funktion „Listenmeldung durchführen“ tun. Die Listenmeldung steht für folgende Auftragsarten zur Verfügung: „Personalnummer ändern“, „Beitrag ändern“, „Einmalig zuzahlen“ und „Variabler Einmalbeitrag“. Aktuell sind wir dabei, die Funktion ganzheitlich zu überarbeiten, um Ihnen zukünftig einen nutzerfreundlicheren Prozess anbieten zu können. Die Listenmeldungen „Personalnummer ändern“ und „Einmalig zuzahlen“ stehen Ihnen bereits heute im neuen Design zur Verfügung. Die übrigen Listenmeldungen werden nach und nach aktualisiert. 

Listenmeldung mit neuen Funktionalitäten 

Unsere neuen Listenmeldungen bieten Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten, Aufträge per Liste durchzuführen. Zum einen können Sie nun mit Klick auf den Button „+ Personen hinzufügen“ einzelne Personen suchen, ihre Auswahl in eine Tabelle laden und die benötigten Informationen zu Ihrem Listenauftrag direkt in der Oberfläche ergänzen. Alternativ gibt es weiterhin die Möglichkeit, eine Datei zu importieren. Hierzu können Sie über den Button „Datei importieren“ unser Template herunterladen oder aber Ihre eigene Vorlage (mit sprechenden Spaltennamen) verwenden. Nachdem Sie Ihre Datei hochgeladen haben, können Sie letzte Änderungen in der Oberfläche durchführen, ohne die Datei selbst anpassen zu müssen.

Listenmeldung mit CSV-Upload 

Aktivieren Sie die Inhalte und Makros in der Vorlage und generieren Sie die CSV-Datei, indem Sie den in der Vorlage vorhandenen Button "Speichern im CSV-Format" verwenden.  

Ihre Liste wird vor Übermittlung auf etwaige Fehler überprüft, die direkt korrigiert werden können. Nach erfolgreicher Übermittlung der Listenmeldung erfolgt auch hier eine entsprechende Dokumentation in der Auftragshistorie. 

Wir freuen uns, Ihnen mit diesen Tipps das Arbeiten mit FirmenOnline zu erleichtern. Schauen Sie sich am besten gleich die kurzen Erklärvideos zu verschiedenen Bestandsservices an. 

Haben Sie Fragen? Ihre Vermittlerin oder Ihr Vermittler steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.