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Ausgabe 3 - Teil 2
Die Bestandsverwaltung
In diesem zweiten Teil der Newsserie „Tipps für Praktiker“ zur Bestandsverwaltung in FirmenOnline geben wir Ihnen hilfreiche Anwendungstipps zur Nutzung der Bestandsservices.
Sofern Sie entsprechend freigeschaltet und berechtigt sind, können Sie über FirmenOnline sowohl zu den Einzelverträgen des Gruppenvertrags, als auch zum Gruppenvertrag selbst Aufträge an uns übermitteln.
Tipp 1: Aufträge zu Ihren Verträgen
Nachdem Sie die Vertragsübersicht unter dem Menüpunkt „Bestand“ aufgerufen haben, können Sie von dort aus für den jeweiligen Einzelvertrag direkt das Optionsmenü aufrufen.
Alternativ können Sie sich zunächst den Einzelvertrag in der Einzelvertragsdetailsicht anzeigen lassen und dann über den Button „Optionen“ den gewünschten Bestandsservice öffnen.
Die folgenden Bestandsservices stehen mit eigenständigen Eingabemasken zur Übermittlung Ihres Auftrags zur Verfügung:
- Personendaten ändern
- Personalnummer ändern
- Mitarbeiter abmelden (Hinweis: beinhaltet sowohl die Meldung zum Ausscheiden, als auch die Meldung zum Rentenübertritt und Todesfall)
- Beitrag ändern
- beitragsfrei stellen
- einmalig zuzahlen
und sofern ein entsprechender Tarif vorliegt:
- Variabler Einmalbeitrag
Wenn Sie diese eigenständigen Eingabemasken nutzen, werden die Aufträge in der Regel schneller und mit weniger Rückfragen bearbeitet, da die für den Auftrag erforderlichen Daten direkt in der Eingabeoberfläche abgefragt werden.
Sollte für Ihren Auftrag keine der vorhandenen Eingabemasken passen oder wollen Sie Dokumente zu einer der oben genannten Bestandservices nachreichen, können Sie den Service „sonstiger Auftrag“ nutzen.
Sie können außerdem auch Aufträge zu Gruppenverträgen an uns übermitteln. Wechseln Sie dazu einfach innerhalb der Vertragsübersicht auf die Ansicht für Gruppenverträge. Dort finden Sie zu jedem Gruppenvertrag ebenfalls ein Optionsmenü. Derzeit steht hier ausschließlich der Bestandsservice „sonstiger Auftrag“ zur Verfügung.
Nachdem Sie einen Auftrag an uns übermittelt haben, wird dieser in der Auftragshistorie dokumentiert und kann dort auch noch zu einem späteren Zeitpunkt eingesehen werden.
Tipp 2: Listenmeldung für Ihre Verträge
Möchten Sie zu einer Auftragsart eine gesammelte Meldung für mehrere Verträge vornehmen, können Sie dies mittels CSV-Datei über die Funktion „Listenmeldung durchführen“ tun. Die Listenmeldung steht für folgende Auftragsarten zur Verfügung: „Personalnummer ändern“, „Beitragsänderung“, „einmalige Zuzahlung“ und „Variabler Einmalbeitrag“. Stellen Sie bei Ihrer Listenmeldung sicher, dass Sie die von uns zur Verfügung gestellte Vorlage verwenden.
Aktivieren Sie außerdem die Inhalte und Makros in der Vorlage und generieren Sie die CSV-Datei, indem Sie den in der Vorlage vorhandenen Button "Speichern im CSV-Format" verwenden.
Ihre Liste wird vor Übermittlung auf etwaige Fehler überprüft. Sind welche vorhanden korrigieren Sie diese in Ihrer CSV-Datei.
Nach erfolgreicher Übermittlung der Listenmeldung erfolgt auch hier eine entsprechende Dokumentation in der Auftragshistorie.
Wir freuen uns, Ihnen mit diesen Tipps das Arbeiten mit FirmenOnline zu erleichtern.