In dieser zweiteiligen Ausgabe zur Newsserie „Tipps für Praktiker“ geben wir Ihnen Anwendungstipps für die Bestandsverwaltung in FirmenOnline. 

Im Arbeitgeber-Portal von FirmenOnline können Sie Ihre Gruppenverträge unabhängig vom Durchführungsweg und Vorsorgekonzept einsehen und verwalten. Die Einsicht in Ihren Bestand und die jeweiligen Bestandsverwaltungsservices finden Sie im Arbeitgeber-Portal unter dem Menüpunkt „Bestand“:  

Tipp 1: Passen Sie die Vertragsübersicht mittels Konfigurationsfunktion Ihren individuellen Bedürfnissen an.

In der Vertragsübersicht in FirmenOnline können alle wichtigen Informationen pro Einzelvertrag angezeigt werden. Dies reicht von Angaben zur versicherten Person über gesetzliche Rahmenbedingungen bis hin zu Bedingungen des Einzelvertrages. Bei dieser Vielzahl an Informationen, kann man schon Mal den Überblick verlieren. Deshalb bieten wir die Möglichkeit an, dass die Ansicht der Vertragsübersicht der Einzelverträge individuell konfiguriert werden kann. Damit können Sie auswählen, was Sie in der Übersicht direkt bei Aufruf einsehen möchten. 

Mit Hilfe des Buttons "Bestandsübersicht konfigurieren" können Sie mittels Checkboxen die einzelnen Spalten auswählen, die Sie in der Vertragsübersicht einblenden oder auch ausblenden wollen. Alternativ können Sie die einzelnen Checkboxen auch über die Navigation mit der Tastatur markieren. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten "links" bzw. "rechts" zur gewünschten Spalte und drücken Sie anschließend die Taste "X" um die Spalte ein- bzw. auszublenden. 
Sind Sie fertig, können Sie Ihre Einstellungen über den Button "Konfiguration speichern“ für die Zukunft sichern und sehen auch bei künftigen Besuchen nur die für Sie relevanten Daten in der Vertragsübersicht. 

Tipp 2: Export der Vertragsübersicht

Wenn Sie Ihre Daten zu den Einzelverträgen aufbereiten und/oder beispielsweise in Ihr Personalsystem importieren möchten, besteht für Sie die Möglichkeit, die Vertragsübersicht als CSV-Datei herunterzuladen. 

Über den Button "aktuelle Auswahl exportieren (CSV)" können Sie die aktuelle Vertragsauswahl und eingestellte Konfiguration (siehe Tipp 1) als CSV-Datei herunterladen.

Tipp 3: Druckfunktion FirmenOnline 

Sie möchten Aufträge, die Sie in FirmenOnline vorgenommen haben, in Ihren Unterlagen dokumentieren oder Details zu Einzelverträgen ablegen? Kein Problem - nutzen Sie hierzu unsere Druckfunktionen. 

Der Aufruf der Einzelvertragsdetailseite, erfolgt durch Klick auf den gewünschten Einzelvertrag oder über „zur Detailsicht“ im Optionsmenü. 
Am unteren Ende der Einzelvertragsdetailsicht können Sie über den Button „Details drucken“ die Ansicht ausdrucken bzw. als PDF-Datei speichern. 

Auch Aufträge, die Sie in FirmenOnline vorgenommen haben, können Sie direkt nach Übermittlung des Auftrags oder aber auch später durch Aufrufen des Auftrags in der Auftragshistorie über den Button „Auftrag drucken" drucken bzw. als PDF -Datei speichern. 

Der Vorteil dieser Druckfunktionen in FirmenOnline im Vergleich zur allgemeinen Browser-Druckfunktion ist, dass der zu druckende Bereich schon mit den richtigen Voreinsteillungen belegt ist. Dies bedeutet, dass Sie i.d.R. keine weiteren Änderungen (z.B. an der Skalierung) mehr vornehmen müssen. Falls Sie dennoch einmal auf die Druckfunktion im Browser zurückgreifen wollen, müssen Sie hierbei beachten, dass weitere Einstellungen in Abhängigkeit des genutzten Browsers notwendig sind. Nutzen Sie in den Einstellungen der Browser Druckfunktion die Parameter „Skalierung“, „Ränder“, „Kopf-und Fußzeile“, um eine Ansicht für den Druck zu konfigurieren, die Ihren Anforderungen entspricht. 

Wir freuen uns, Ihnen mit diesen Tipps das Arbeiten mit FirmenOnline zu erleichtern. Weitere Informationen zur Bestandsverwaltung finden Sie auch in unserem Erklärvideo zum Bestandsmanagement. 

Weitere Tipps zu den Bestandsverwaltungsservices erhalten Sie in unserer nächsten Ausgabe zur Newsserie „Tipps für Praktiker“.