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Aufbewahrungspflichten und
-fristen in der bAV

Für Arbeitgeber

Kennen Sie sich mit den verschiedenen Aufbewahrungspflichten und -fristen von Unterlagen in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) aus? Wir geben Ihnen einen Überblick.

Die bAV betrifft eine Vielzahl von Rechtsgebieten (z. B. Arbeitsrecht, Steuerrecht, Handelsrecht, Sozialversicherungsrecht, Versicherungsvertragsrecht). Dort gibt es verschiedene Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber, um die Einhaltung der entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu dokumentieren und beweisbar zu machen. 

Relevant für Aufbewahrungen sind in der bAV z. B. folgende Unterlagen:

  • Gesellschafterbeschluss, Aufsichtsratsbeschluss
  • Entgeltumwandlungsvereinbarung
  • Arbeitsrechtliche Zusage (z. B. Betriebsvereinbarung, Versorgungsordnung, Einzelzusagen, Leistungsplan)
  • Verpfändungsvereinbarung
  • Gruppenvertrag
  • soweit die Versicherung für den Inhalt der Zusage maßgeblich ist – z. B. Bezugnahmeregelungen: Versicherungsschein, Standmitteilungen, Versicherungsbedingungen
  •  Aufnahmeantrag (soweit die Zahlung der Versicherungsprämie vor formellem Vertragsbeginn erfolgt)gen:

Wie lange müssen Unterlagen zur bAV mindestens aufbewahrt werden?

Steuerrechtlich werden in der Abgabenordnung (AO) und im Einkommensteuergesetz (EStG) Aufbewahrungsfristen geregelt. Die längste Frist beträgt hierbei zehn Jahre. Im Bereich der bAV bedeutet dies, dass die Buchführung so geführt werden muss, dass sie einem sachverständigen Dritten einen aussagekräftigen und vollständigen Überblick über die entsprechenden Geschäftsvorfälle vermittelt. Das bedeutet, dass im Zweifelsfall alle oben genannten Unterlagen zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind. Die Frist beginnt mit dem Schluss des entsprechenden Bilanzjahres. Darüber hinaus ist zu beachten, dass für Pensionszusagen die steuerliche Schriftformerfordernis auch nach Ablauf der zehn Jahre erfüllt sein muss. Das bedeutet, es muss eine schriftliche Pensionszusage vorliegen und nachgewiesen werden.

Die einkommensteuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen sowie -pflichten betreffen die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten und sind für die Lohnsteuer-Außenprüfung wesentlich. Sie betragen jedoch (nur) sechs Jahre.

Handelsrechtlich beträgt die längste Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Hiervon betroffen sind nur die gewinnrelevanten Buchungsbelege, die zur Gewinnermittlung des Betriebs maßgeblich sind. Das sind Belege, die nachweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Darüberhinausgehende Unterlagen und Dokumente unterliegen maximal einer sechsjährigen Aufbewahrungsfrist. 

Sozialversicherungsrechtlich sind die Beitragsabrechnungen und -nachweise des Gesamtsozialversicherungsbeitrags aufbewahrungspflichtig. Die Entgeltunterlagen all Ihrer Mitarbeiter müssen geordnet und getrennt nach Kalenderjahren aufbewahrt werden. Die Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Durch das Prüfungsintervall von vier Jahren werden diese also bis zu fünf Jahre aufbewahrt. 

Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht lediglich hinsichtlich der Unterlagen zur Ermittlung des Beitrags zum Pensions-Sicherungs-Verein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (PSVaG). Diese Frist beträgt sechs Jahre. Bedenken Sie jedoch, dass der Anspruch auf Leistungen aus der bAV arbeitsrechtlich erst nach 30 Jahren verjährt. Im Unterschied zu der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können Sie selbst entscheiden, ob und welche Unterlagen Sie bis zum Ablauf der Verjährungsfristen aufbewahren möchten.

Bitte beachten Sie, dass die Ausführungen allgemeine Informationen darstellen und lediglich eine Einschätzung wiedergeben. Konkrete Einzelfragen sollten Sie mit einer rechtskundigen Person (z.B. Rechtsanwalt oder Steuerberater) klären.