So einfach geht´s mit FirmenOnline 

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Das Portal ist optimal auf Ihre Anforderungen als Arbeitgeber zugeschnitten. Dank intuitiver Benutzerführung, einfacher Darstellung und weitgehend automatisierter Prozesse haben Sie alle Prozesse im Zugriff. 
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Durch praktische Such- und Filterfunktionen und Features wie Auftragshistorie, Bestandsübersicht oder Abrechnung lässt sich die Bearbeitung von Verträgen denkbar einfach umsetzen – vom ersten Anmelden bis zum Einpflegen von Änderungen. 
FirmenOnline – die Komplettlösung zum betrieblichen Vorsorgemanagement
Mit FirmenOnline geben wir Ihnen ein wertvolles Werkzeug zur digitalen bKV- und bAV-Verwaltung an die Hand. Damit Sie sich ein Bild davon machen können, wie einfach und vorteilhaft sich damit arbeiten lässt, haben wir hier die wichtigsten Funktionen des Arbeitgeber-Portals für Sie zusammengefasst. Es handelt sich hierbei um einen legitimationspflichtigen Bereich für bestimmte Anwender. Von der Tarifierung und Neuanmeldung einzelner Mitarbeiter im Gruppenvertrag über Änderungen einzelner Verträge bis hin zur Abrechnung erledigen sich die kompletten Verwaltungsprozesse dank intuitiver Benutzerführung und automatisierter Prozesse fast von alleine. Zudem haben Sie alle Verträge und Vorgänge stets perfekt im Blick. Genießen Sie maximale Transparenz und schöpfen Sie das FirmenOnline Leistungsportfolio voll aus.

Welche Funktionen sind für die bAV- und bKV-Verträge verfügbar?

Portaleinstieg

Anmeldung neuer Mitarbeiter im Gruppenvertrag

Bestandsübersicht Verträge und Mitarbeiter

Anzeige Verträge weiterer Versicherer - "Vertragsimport"

Verwaltung Verträge weiterer Versicherer - "FirmenOnline Services"

Abrechnungen auf einen Blick

Auftragshistorie - Alle Aufträge einsehen

Postfach zur digitalen Bereitstellung von Standmitteilungen

Persönliche Account-Verwaltung für die Portalnutzer

Hilfebereich

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Auf der FirmenOnline Begrüßungsseite ist alles vorbereitet für einen gelungenen Start in Ihr digitales Verwaltungsbusiness: Dank optimaler Transparenz und Übersichtlichkeit werden Sie sich sofort intuitiv zurechtfinden. 

  • Schnell ans Ziel kommen: Suchfunktion über Name, Personalnummer oder Vertragsnummer.
  • Immer den Überblick behalten: Darstellung der letzten Aufträge in der Auftragshistorie.
  • Bestens informiert bleiben: Im News-Bereich finden Sie die neusten Informationen rund ums Thema Vorsorge.

Bei Neuanmeldungen führt Sie FirmenOnline intuitiv und mit einer dynamischen Benutzeroberfläche durch den Anmeldungsprozess. 

  • Unkomplizierte Erfassung der Mitarbeiterdaten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift, Personalnummer, etc. im Onlinedialog.
  • Einfache Vorschlagserstellung auf Basis der individuell vereinbarten Firmenkonditionen bei Ihren bAV-Verträgen.
  • Schnelle Verarbeitung durch vollautomatisierte Prozesse.
  • Effiziente Anmeldung einer größeren Anzahl von Arbeitnehmern per Dateiimport.

Wer seinen Mitarbeitern individuelle und flexible Lösungen bieten möchte, braucht ein Verwaltungssystem, in dem alle Informationen und Details sicher erfasst und jederzeit abrufbar sind. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Verträge auch gleich entsprechend zu bearbeiten.

  • Alle Einzelverträge Ihrer bAV- (alle Durchführungswege und Zeitwertkonten) und bKV-Gruppenverträge.
  • Einfache Bearbeitung von Adressänderungen, Beitragsanpassungen, - freistellungen, einmaligen Zuzahlungen oder Abmeldungen vom Vertrag.
  • Schnelle Abwicklung: Listenfunktionalität zur gesammelten Übermittlung.
  • Konfigurations- und Exportmöglichkeit der Vertragsübersicht.
  • Anzeige aller bestehenden Verträge.

Mit dieser Funktion können Sie den gesamten bAV-Bestand Ihres Unternehmens in FirmenOnline anzeigen. Dabei bestimmen Sie selbst, welche dieser Verträge Sie in FirmenOnline speichern möchten, wer diese Daten sehen darf und wer für die Funktion „Verträge importieren“ freigeschaltet werden soll. 

  • Die Funktion „Vertragsimport“ können Sie im geschützten Bereich des Arbeitgeber-Portals beantragen.
  • Die Vertragsdaten weiterer Versicherer können Sie selbst mittels einer Excel-Datei in FirmenOnline importieren.
  • In der Bestandsübersicht werden die Vertragsdaten der Verträge weiterer Versicherer nach dem erfolgreichen Import aufgelistet. Sie haben damit alles im Blick.
Vertragsimport
Die neue Funktion „FirmenOnline Services“ ist eine Ergänzung zum „Vertragsimport“. Mit diesem neuen Feature können Sie neben der Anzeige des gesamten bAV-Bestands Ihres Unternehmens nun auch Vertragsänderungen für Verträge weiterer Versicherer durchführen, beispielsweise, wenn sich die Adressdaten im Falle eines Umzugs ändern.
 
  • FirmenOnline kann als eine Plattform zur Anzeige und Verwaltung aller bAV-Verträge – auch verschiedener Versicherer genutzt werden.
  • Die Funktion „FirmenOnline Services“ können Sie im geschützten Bereich des Arbeitgeber-Portals beantragen. D. h. Voraussetzung ist ein Zugang zu FirmenOnline und die Nutzung des Vertragsimports.
  • Die importierten Vertragsdaten werden automatisch erweitert und aktualisiert, wie z. B. Informationen zu garantierten Leistungen, Tarifen oder Vertragsstatus.
  • Über einen spezialisierten Dienstleister werden die Serviceaufträge für die Verträge weiterer Versicherer professionell abgewickelt und zusätzlich weitere Versicherungsdaten im Portal zur Verfügung gestellt.
  • Es wird eine Pauschale von 2,50 EUR netto pro Vertrag und Monat vom Dienstleister erhoben. Die Verwaltung der Allianz-Verträge bleibt natürlich weiterhin kostenlos.  

Damit Sie stets den Überblick behalten und maximale Transparenz genießen, lassen wir in der Abrechnungsübersicht gerne Zahlen sprechen. Hier sind sowohl die jeweiligen Fälligkeiten als auch die Abrechnungsmodelle der bAV-Verträge aufgeführt. 

  • Anzeige aller Abrechnungsmodelle: Einzelzahlerverfahren, Vertragsabrechnung, Lastschrift oder Inkassodatenträger, IDT-Verfahren.
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  • Die Fälligkeitsliste dokumentiert die planmäßigen Forderungen oder Gutschriften der Einzelversicherungen, die über einen Gruppenvertrag abgerechnet werden.
  • Die Änderungsliste dokumentiert sowohl Änderungen als auch Zu- und Abgänge der Einzelversicherungen bis zur angegebenen Fälligkeit. Der Saldo ergibt sich aus Belastungen bzw. Gutschriften der Einzelversicherungen, die über einen Gruppenvertrag abgerechnet werden.
  • Die Fälligkeits-/ Änderungsliste kann per Download einfach nach Excel übertragen werden.
Auftragsbuch

Auftrag abgeschlossen und der Rest ist Geschichte? So einfach geht es nicht. Denn wir sind per Gesetz dazu verpflichtet, jeden Auftrag aus den letzten 60 Monaten im System zu erfassen und zu speichern. Diese Auflage erledigt für uns die Auftragshistorie.  

  • Als Nutzer erhalten Sie Einsicht in die abgesendeten Aufträge zu den Gruppenverträgen bzw. Aktionen und Services, zu denen Sie eine Berechtigung haben.
  • Je nach persönlicher Berechtigung haben Sie entweder nur Einblick in die Auftragshistorie zu Neuanmeldungen oder auch in Änderungsaufträge.
  • Die Auftragshistorie hält die Historie der letzten 60 Monate bis ins Detail fest und sorgt für den perfekten Überblick. So können Sie sämtliche Aktionen selbst Monate später rückblickend nachvollziehen.
  • Die Such- und Filterfunktion ermöglicht Ihnen eine vereinfachte Suche und ein optimiertes Suchergebnis.

Papier einsparen und die Standmitteilungen Ihrer bAV schnell und ohne großen Aufwand digital an Ihre Arbeitnehmer weiterverteilen? Mit dem Postfach in FirmenOnline ist dies möglich!

  • Voll in das FirmenOnline Arbeitgeber-Portal integriert, ohne zusätzliche Berechtigungen oder Logins aufrufbar.
  • Einfache Erfüllung Ihrer Verteilpflichten dank optionaler Unterstützung durch eine Verteilhilfe für Microsoft Outlook.
  • Bestätigung der Verteilung an die Arbeitnehmer mit einem Klick.
  • Neben gruppenvertragsbezogenen Nachrichten wie den oben genannten Standmitteilungen, gibt es weiter einen Bereich mit persönlichen Nachrichten
bAV-Infobereich
Accountverwaltung

Umgezogen? Neue Mailanschrift? Anderer Benutzername? Denken Sie daran, die Änderungen zu persönlichen Daten über die Funktion Account-Verwaltung zu ändern.

  • Professionell heißt auch: Immer aktuell! Die Funktion zur Account-Verwaltung macht es Ihnen einfach wie nie, immer up-to-date zu bleiben.
  • Zu Ihrer persönlichen Sicherheit müssen Sie die Änderungen mit der Eingabe eines Passworts bestätigen.
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Vorsorgen bedeutet auch: Immer bestens informiert bleiben. Denn nur wer umfassend informiert ist, kann wohl durchdachte Entscheidungen treffen. Wir unterstützen Sie gerne dabei!  

  • Im Hilfebereich finden Sie neben allgemeinen Informationen zum Thema bAV auch praktische Formulare zum Download.
bAV-Infobereich